جلوگیری از اتلاف وقت با استفاده از روش های کاربردی

جلوگیری از اتلاف وقت زمانی اهمیت می یابد که بسیاری از افراد از کمبود وقت شکایت می کنند و اغلب به هیچ کدام از کارهای خود نمی رسند. آیا با وجود اینکه می دانید وظایف مهمتر و فشرده تری دارید در مورد اطلاعات بی مورد تحقیق می کنید یا در اینترنت گشت می زنید؟ اگر جواب مثبت است وقت آن رسیده است که بپذیرید تمایل برای به تعویق انداختن کارها دارید؛ این یعنی اتلاف وقت. کلید مدیریت موثرتر زمان این است که حواس پرتی ها را به حداقل برسانید. هرآنچه که محرک اضافی و غیرضروری ارائه می دهد را از تیررس خود دور نگهدارید. بر مهمترین وظایفی که باید انجام دهید تمرکز کنید. راهی مطمئن برای سنجش بهره وری خود بیابید. با مشاهده پیشرفت خود خواهید دید انگیزه مضاعف برای جلوگیری از اتلاف وقت پیدا می کنید.
چرا زمان را تلف می کنیم؟
افراد ترجیح می دهند انتخاب هایی داشته باشند که با کمترین مقاومت روانی همراه باشد. به عبارت ساده وقتی چندین مسیر دارید که به مقصد معینی منتهی می شوند، تمایل دارید ساده ترین راه را انتخاب کنید. به طور مثال وقتی بین کار روی یک پروژه و اتلاف وقت یک حق انتخاب داشته باشیم، اتلاف وقت را انتخاب می کنیم. زیرا این کار آسان تر است. اگر از کاری که انجام می دهید خوشتان نمی آید یا آن را خسته کننده می بینید، شانس اتلاف وقت افزایش می یابد و بالعکس.
جلوگیری از اتلاف وقت چطور ممکن است؟
زمان خود را مدیریت کنید. برخی از افراد با مدیریت بودجه، در تشخیص اینکه چقدر پول به دست می آورند و هزینه های ماهانه آنها چقدر است، مهارت دارند. شما می توانید همین حسابداری را با وقت خود انجام دهید. به مدت یک هفته به زمان صرف شده برای انجام کارهای روزمره مانند شستن سینک پر از ظرف، شستن لباس های زیاد و مرتب کردن تختخواب خود دقت کنید. معمول است که افراد مدت زمان انجام کارهای ساده را بیش از حد ارزیابی می کنند و مدت زمان لازم برای انجام کارهای بزرگتر را نیز دست کم می گیرند.
اگر یادداشت کنید و ببینید چگونه زمان خود را صرف می کنید، به شما در مدیریت بهتر کمک می کند. به شیوه و چگونگی انجام کار دقت کنید. ببینید هر مرحله چقدر طول می کشد. تمام تلاش خود را برای برآورد واقعی زمان صرف شده به کار ببندید. در پایان کار کمی زمان اضافی در نظر بگیرید که اگر کارها طبق برنامه پیش نرفت، زمان برای اتمام داشته باشید.
1- تعیین اهداف
برای رسیدن به خواسته ها در زندگی، طبیعی است که اولین قدم تعیین اهداف باشد. اینکه دقیقا به کجا می خواهید برسید؟ برای زندگی خصوصی و حرفه ای خود اهداف تعیین کنید. آنچه می خواهید را مکتوب کنید. آیا می خواهید چندکیلو از وزنتان را اضافه یا کم کنید؟ می خواهید مدارج بالاتر تحصیلی و شغلی را طی کنید؟ وقت بیشتری را با دوستان و خانواده بگذرانید؟ سرگرمی های جذاب را امتحان کنید؟ هرچه که باشد اهداف را یادداشت و در فواصل منظم به آنها رجوع کنید. از افزایش تمرکز روی اهداف خود غافل نشوید. هنگامی که اهداف اصلی خود را تعیین کردید، آن ها را به کارهای کوچکتری تقسیم کنید که بتوانید به طور مداوم برایشان تلاش کنید.
2-اولویت ها را تعیین کنید
همه ما وظایفی داریم که اهمیت متفاوتی دارند. برخی از کارها باید فورا انجام شوند و سایر کارها نه. لیستی از وظایف را بنویسید و آنها را در یکی از ۴ دسته قرار دهید:
وظایفی که مهم و ضروری هستند، ابتدا باید انجام شوند.
کارهایی که مهم هستند اما فوری نیستند باید بعداً انجام شوند.
وظایفی که مهم نیستند اما فوری هستند در یک دسته جداگانه قرار می گیرند.
مواردی که نه مهم هستند و نه فوری، در رده نهایی قرار می گیرند. با این شیوه تا حد امکان تعداد و زمان لازم برای انجام کارهای مهم و ضروری را در اختیار خواهید داشت. هنگامی که وقت خود را صرف کارهای مهم اما فوری نمی کنید، زندگی شما متعادل تر خواهد شد.
3- به یک برنامه زمانبندی عمل کنید
شما اهداف خود را تعیین کرده اید. نحوه گذراندن زمان خود را معین کرده اید و آنچه را که باید انجام شود اولویت بندی نموده اید. حالا برنامه ریزی کنید؛ اما مهم این است که انعطاف پذیر باشید. آیا بهترین نسخه کار خود را صبح زود انجام می دهید یا بعد از ظهر؟ دوست دارید عصرها وقت آزاد داشته باشید؟ شما خودتان را بهتر می شناسید. در صورتیکه پروژه بزرگی در اختیار دارید آیا دوست دارید آن را یکجا انجام دهید یا ترجیح می دهید در یک زمان و در چند روز متوالی آن را به اتمام برسانید؟
بهتر است نقاط قوت خود را شناسایی کنید و مواقعی کار کنید که می دانید بیشترین بهره وری را خواهید داشت. اگر شیوه شما کارساز نیست از ایجاد تغییرات نترسید. بالاخره زمانی را پیدا می کنید که برنامه ای مناسب برای کارهای شغلی و غیرکاری شما باشد.
4- ابتدا با کارهای سخت شروع کنید
اگر کار یا پروژه ای دشوار در پیش دارید به احتمال زیاد وسوسه شوید که انجام سخت ترین قسمت ها را به تعویق بیندازید. بهتر است هرچه سریعتر بخش های مشکل را از سر راه بردارید تا بقیه روز انرژی ذهنیتان صرف فکر کردن به آن نشود. کارشناسان مدیریت زمان بر این استراتژی تاکید می کنند که پس از انجام کارهای دشوار، شرایط برای شما بسیار راحت خواهد بود. احساس بهره وری بیشتری خواهید کرد و سپس وقت آزاد خواهید داشت تا قسمت های ساده تری از پروژه خود را به عهده بگیرید. لذت هیچ چیز با از سر راه برداشتن کارهای سخت قابل مقایسه نیست. امتحان کنید. متوجه خواهید شد که یک کنترل کننده اصلی استرس است.
5- آهسته پیش بروید
شاید به نظر برسد کندی در انجام کار، برای مدیریت زمان کاملاً مضر باشد اما تلاش برای انجام بیش از حد سریع یا انجام همزمان کارهای پیش پا افتاده، می تواند منجر به اتلاف وقت شود. مطالعات نشان داده است که تنها ۲ درصد از مردم می توانند چند کار را با روش های واقعا موثر و صرفه جویی در زمان انجام دهند. آهسته پیش رفتن علاوه بر اینکه باعث می شود تمرکز بهتری داشته باشید، استرس را نیز کاهش می دهد. سرعت آهسته تر به شما این فرصت را می دهد تا اطمینان حاصل کنید همه کارها را به طور کامل و صحیح انجام می دهید. در نتیجه مجبور نیستید به عقب برگردید و اشتباهات را تصحیح یا برطرف کنید که در نهایت زمان بیشتری می برد.
6- فرم ارزیابی شخصی تهیه کنید
در طول ارزیابی، آنچه را که در یک ساعت گذشته انجام داده اید مد نظر قرار بدهید. فعالیت ها می تواند از یک حرکت روزانه ورزشی گرفته تا مطالعه برای یک آزمون یا گذراندن یک ساعت جلوی تلویزیون متغیر باشد. در مورد نحوه گذراندن این ساعت با خودتان صادق باشید و به میزان اتلاف وقت خود دقت کنید. پس از محاسبه میزان اتلاف وقت، از خود بپرسید که آیا آن را در طول هفته تکرار کرده اید یا خیر. این سوال اساساً به دنبال این است که میزان مولد و مفید بودن کارهای روزانه ی شما را بصورت عینی به شما نشان دهد. داشتن یک گزارش مکتوب برای اینکه ببینید چند ساعت را تلف کرده اید و چند ساعت از اتلاف وقت جلوگیری کرده اید، یک ابزار انگیزشی موثر محسوب می شود.
7- از قانون ۲ دقیقه ای پیروی کنید
استفاده از قاعده ۲ دقیقه ای توسط دیوید آلن در کتاب "انجام کارها" مرسوم شد. طبق قاعده، اگر با کار یا شغلی روبرو شدید که برای انجام آن کمتر از ۲ دقیقه زمان نیاز است، باید آن را همان جا و بدون تعویق انجام دهید. استدلال دیوید آلن این بود که به خاطر سپردن کار و بعدا به خاطر آوردن آن و پیدا کردن زمان انجام دادن، بیشتر از ۵ دقیقه زمان می برد. در برخی موارد حتی بعید نیست آن را کاملاً فراموش کنید.
برای عنوان مثال در حال استراحتید و ایمیلی دریافت می کنید که نیاز به پاسخ سریع دارد. پاسخ را به بعد موکول نکنید. فوراً انجامش دهید. یا یک تماس تلفنی را ناگهان به خاطر می آورید. تلفن را بردارید و تماس بگیرید. به عنوان یک قاعده کلی، اگر می توانید یک کار را سریع و در زمان کوتاهی انجام دهید، همانجا آن را انجام دهید. تعلل نکنید.
8- کاری را انجام دهید که دوستش دارید
موثرترین راه برای جلوگیری از اتلاف وقت این است که روی کاری که دوست دارید متمرکز شوید. نیازی نیست کاری را که دوست دارید به عنوان یک کار تمام وقت انجام دهید. به عنوان مثال، اگر می خواهید یک کسب و کار را اداره کنید می توانید پیشرفت کوچکی را نسبت به آغاز رویای خود، حتی با انجام یک کار تمام وقت بی ربط شروع کنید. انجام کاری که دوست دارید به عنوان یک کاتالیزور برای نادیده گرفتن مواردی است که وقت شما را هدر می دهد. کار بر روی چیزی که دوست دارید باعث افزایش آدرنالین می شود و متعاقب آن به شما کمک می کند تا سایر عوامل مزاحم را از بین ببرید.
9- از مسدود کردن زمان استفاده کنید
در صورت امکان در محدوده زمانی مشخص کار کنید. به عنوان مثال، می توانید یک ساعت اول روز خود را برای یادگیری و پیشرفت در زمینه تخصص خود تنظیم کنید و سپس متوقفش کنید. یک ساعت دیگر برای انجام هر کاری که مربوط به اهداف بلند مدت است را انجام دهید و باز متوقفش کنید. ساعت سوم را صرف بررسی ایمیل ها و کارهایی که انرژی کمتری لازم دارد کنید.
10- شب ها به اندازه کافی بخوابید تا در طول روز خسته و تنبل نباشید
در ساعات کاری طولانی از میزان بهره وری خود نهایت استفاده را بکنید. گاهی اوقات بهترین کاری که می توانید انجام دهید این است که برای پیاده روی، خوردن یک وعده غذایی یا صحبت با یک دوست برای چند دقیقه کار را متوقف کنید. تبعا همه افراد برای تجدید نیرو و حفظ کیفیت کار، به وقفه های کوتاه و خواب خوب احتیاج دارند.
شیوه هایی برای جلوگیری از اتلاف وقت در عصر اینترنت
از اینترنت دور بمانید. با وجود اینترنت تعجبی ندارد که افراد دائماً با تمایل برای بررسی مطالب مختلف نشانه گذاری شده، مبارزه کنند. هنگامی که می دانید باید از اتلاف وقت جلوگیری کنید، اجتناب از اینترنت راهی مهم برای جلوگیری از تعویق کارها است. اگر اراده شما به تنهایی نمی تواند شما را از اینترنت باز دارد یا اگر کارهایی که باید انجام دهید به هر حال شامل استفاده از اینترنت می شود، می توانید ابزارهای مسدود کننده را برای مرورگرهای مختلف غیرکاری، نصب کنید. وقتی نیاز به تمرکز دارید، برنامه را روشن کنید و اجازه دهید برنامه به جای شما آنها را مسدود نگه دارد.
شیوه هایی برای جلوگیری از اتلاف وقت در عصر اینترنت
از اینترنت دور بمانید. با وجود اینترنت تعجبی ندارد که افراد دائماً با تمایل برای بررسی مطالب مختلف نشانه گذاری شده، مبارزه کنند. هنگامی که می دانید باید از اتلاف وقت جلوگیری کنید، اجتناب از اینترنت راهی مهم برای جلوگیری از تعویق کارها است. اگر اراده شما به تنهایی نمی تواند شما را از اینترنت باز دارد یا اگر کارهایی که باید انجام دهید به هر حال شامل استفاده از اینترنت می شود، می توانید ابزارهای مسدود کننده را برای مرورگرهای مختلف غیرکاری، نصب کنید. وقتی نیاز به تمرکز دارید، برنامه را روشن کنید و اجازه دهید برنامه به جای شما آنها را مسدود نگه دارد.
1- صندوق ورودی ایمیل خود را بسته نگه دارید
نظرسنجی از کارکنان مایکروسافت نشان داد که آنها به طور متوسط ​​ده دقیقه برای پاسخ دادن به یک ایمیل و سپس پانزده دقیقه بعدی روی تمرکز بر وظایف موردنظر وقت صرف می کنند. اگر واقعاً نیاز دارید که روی یک کار خاص تمرکز کنید، پاسخ خودکار را برای ایمیل خود تنظیم کنید. تا زمانی که کار را تمام نکرده اید از بررسی آن خودداری کنید. همین اصل اساسی در مورد پیام های فوری، اعلان های شبکه های اجتماعی، هشدارهای تلفن و غیره نیز کاربرد دارد. این حواس پرتی ها باعث می شود کارها به تعویق بیفتند. حتی اگر اضطراب ناشی از چک نکردن گوشی به عنوان یک عامل حواس پرتی عمل نمی کند، باز هم بهتر است تلفن خود را کاملاً خاموش کنید.
2- برای جلوگیری از اتلاف وقت از یک دستگاه استفاده کنید
جابجایی بین لپ تاپ برای کار روی صفحه، تلفن برای بررسی ایمیل و یک رایانه دستی برای چک کردن دستورالعمل برای صرفه جویی در وقت فاجعه است. هر بار که بین دستگاه ها جا به جا می شوید، احتمالاً یکی دو مورد حواس شما را پرت می کند که سپس باید دوباره تمرکز کنید. این وقفه ها منجر به اتلاف وقت زیادی خواهد شد. تا آنجا که ممکن است سعی کنید قبل از شروع به کار، هر چیزی را که نیاز دارید در یک دستگاه جمع آوری کنید تا بتوانید با همان یکی کار کنید.
3- برای جلوگیری از اتلاف وقت برنامه روزانه بنویسید
همه برنامه ریزی ها با داشتن تقویم کاری، کامل انجام می شود. وقتی برای تکمیل یک کار خاص تلاش می کنید پنج دقیقه وقت بگذارید تا یک لیست، طرح کلی یا برنامه زمان بندی مناسب برای انجام آن تهیه کنید. با اختصاص یک بازه زمانی قابل کنترل، به احتمال زیاد خود را برای انجام کار آماده نگه می دارید. این تمرین می تواند برای همه چیز از مسئولیت های خانه و خانه داری گرفته تا مشاغل اداری مفید باشد.
سعی کنید تا جایی که می توانید وظایف مشابه را با هم گروه بندی کنید. به عنوان مثال شما نیاز به تهیه مواد غذایی آنلاین دارید. سعی کنید همه را در یک سبد خرید انجام دهید. این شما را از انجام دوباره ی ارتباط با گوشی برای کارهایی که به راحتی می توانند همزمان انجام شوند، نجات می دهد و در وقتتان صرفه جویی می شود.  
مدیریت گوشی های هوشمند برای جلوگیری از اتلاف وقت
گوشی های همراه، ابزاری برای حواس پرتی است. مقاومت در برابر وسوسه بررسی پیام های گوشی، نبرد آسانی نیست. مشکل در بررسی ساده یک پیام هم نیست. مساله این است که هنگامی که تلفن را روشن می کنید، نه تنها پیام متنی را می خوانید بلکه به سایر اعلان های موجود نیز نگاه می کنید.
وقتی متوجه می شوید که شخصی از عکس اینستاگرام شما خوشش آمده است یا برایش نظری نوشته است. بیست دقیقه دیگر را صرف پیمایش در خبرنامه می کنید. به همین آسانی در تله اتلاف وقت گیر می افتید.به دلیل تزریق دوپامین، احساس خوبی داشته باشیم. همین روند مکرر تزریق دوپامین منجر به چک کردن مداوم اعلانات گوشی می شود. سعی کنید تلفن را دور از خود قرار دهید.
چگونه می توان اتلاف وقت با تلفن همراه را مدیریت کرد؟
بررسی اعلانات باعث می شود به دلیل تزریق دوپامین، احساس خوبی داشته باشیم. همین روند مکرر تزریق دوپامین منجر به چک کردن مداوم اعلانات گوشی می شود. سعی کنید تلفن را دور از خود قرار دهید. اعلانات را خاموش کنید. همچنین سعی کنید با سرگرم کردن خود یا انجام کارهای دیگری که شما را مشغول نگاه می دارد از دسترسی به گوشی خودداری کنید. در مواقع غیرضروی گوشی را همراه خود نبرید.
چگونگی جلوگیری از اتلاف وقت در شبکه های مجازی
رسانه های اجتماعی از قلاب منحصر بفردی برای نگه داشتن شما استفاده می کنند. قلاب چیزی نیست جز محرکی که شما را ترغیب می کند که برگردید و مدام صفحه مربوطه را چک کنید. اینستاگرام از تله محاسبه لایک استفاده می کند. بهترین راه برای غلبه بر چنین مشکلاتی این است که اعلان ها را خاموش کنید. تلفن خود را روی حالت سکوت قرار دهید. وقتی اعلان باعث می شود تلفن خود را بررسی کنید، به این معنی است که تلفن رفتار شما را کنترل می کند. در حالیکه باید بازی را به نفع خودتان تغیییر دهید و در مواقع دلخواه تلفن را بررسی کنید.
1- به جای برنامه های نصب شده از وب سایت ها استفاده کنید
برنامه های رسانه های اجتماعی مانند فیس بوک، اینستاگرام و موارد دیگر به جهت در دسترس بودن کاربردی تر هستند. وجود یک برنامه، استفاده را ساده تر و کاربرپسند می کند. از سوی دیگر برنامه ها اعتیاد ایجاد می کنند. آن ها می توانند برای شما اعلان ارسال کنند و شما نوعی از وسوسه و اجبار برای چک کردن آن ها احساس می کنید. در حالی که وب سایت ها نمی توانند مدام اعلان ارسال کنند. استفاده از وب سایت در مقایسه با استفاده از برنامه، کمی تلاش بیشتری می طلبد. شما باید از تلاش اضافی مورد نیاز برای باز کردن وب سایت به نفع خود استفاده کنید. تلاش اضافی مورد نیاز برای مرور وب سایت، به خودی خود به غلبه بر چک کردن وسواس گونه کمک می کند.
2- به مغز خود زمان استراحت بدهید
کار، بدون توقف در ذهن، راهی مطمئن برای خسته و ناامید شدن است. اگر زمان توقف شما پایان روز کاری است، هنگامی که شام ​​خود را برنامه ریزی کرده اید تنها در فکر خوردن غذا باشید. در نظر گرفتن زمان پایان کار به شما کمک می کند تا خودتان را بیش از حد وقف کار نکنید که فقط منجر به کاهش کیفیت کار می شود. حتی اگر در وضعیت بحرانی هستید و قرار است یک روز بعد از آن هم کار کنید، استراحت های کوتاهی را ما بین کارها در نظر بگیرید. این وقفه ها زمان کافی برای تجدید نیرو برای بازگشت مجدد به کار را فراهم می کند. ضمن اینکه باعث می شود مغز شما استراحت کند و در نهایت شما را متمرکزتر و مولدتر می کند.  
سخن آخر درباب جلوگیری از اتلاف وقت
برای رهایی از اتلاف وقت، زمان زیادی نیاز دارید. اولین قدم این است که بپذیرید زمان را هدر می دهید. اگر ساعت های طولانی کار کنید، به سختی می توانید خود را متقاعد کنید که وقت خود را تلف کرده اید. در مرحله بعد باید بزرگترین عادات اتلاف وقت خود را پیدا کنید و سپس نظم شخصی و برنامه انضباطی را برای غلبه بر این عادات ایجاد کنید.
انتظار نداشته باشید این عادات را ظرف یکی دو روز کنار بگذارید. به هفته ها یا حتی ماه ها نیاز خواهید داشت. انضباط و صبر داشته باشید تا پیشرفت در بلند مدت ظاهر شود. شیوه زندگی خود را بر اساس آن اصول طراحی کنید. اگر با قصد رهایی از تمام عادت های اتلاف وقت خود ظرف یک هفته شروع کنید، قبل از شروع کار نیز تسلیم می شوید و باز هم در یک تله دیگر اتلاف وقت گیر می کنید.

منبع: حامی هنر و زندگی